Mengoperasikan peralatan kantor

MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

Tujuan Pembelajaran:

·         Menyebutkan jenis-jenis mesin kantor dan peralatan kantor.

·         Memahami alat komunikasi.

·         Menggunakan alat komunikasi.

·         Memahami mesin pengganda.

·         Melakukan pengoperasian mesin pengganda.

·         Memahami mesin perekam.

·         Melakukan pengoperasian mesin pengganda.

·         Menggunakan mesin pengganda.

·         Menggunakan mesin perekam.

·         Menggunakan alat bantu presentasi.

·         Menyebutkan bagian-bagian mesin tik manual,elektrik,dan elektronik.

·         Menguasai keyboard.

·         Mengetik berbagai naskah.

·         Memahami cara pengoperasian mesin dan peralatan kantor sesuai dengan buku panduan.

·         Mengoprasikan mesin atau alat kantor sesuai dengan teknik pengoperasiannya.

·         Menggunakan mesin tik manual untuk format formulir, dan menguasai keyboard 10 jari buta.

1.       Alat Komunikasi

Peralatan kantor ini digunakan untuk melakukan komunikasi, mengirim data dan melakukan perintah. Dengan adanya alat komunikasi ini, aktivitas kantor, seperti mengirim, mengelolah, dan menerima data dan informasi menjadi semakin mudah.

a.       Airphone

                Airphone adalah suatu alat komunikasi yang dapat menghitungkan ruang satu dengan ruang lain pada kantor sipil maupun militer.

                Secara umum, cara mengoprasikan airphone adalah sebagai berikut:

1.       Siapkan buku catatan untuk hal-hal penting yang akan disampaikan dan yang akan diterima.

2.       Angkat gagang airphone dengan menggunakan tangan kiri.

3.       Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju, pastiakn telebih dahulu nomor ruangan yang akan dituju.

4.       Gunakan bahasa yang sopan dengan nada suara yang ramah.

5.       Suara harus jelas dan mudah dimengerti.

6.       Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih.

7.       Simpan kembali gagang airphone pada tempat semula.

b.      Telepon

Telepon yang digunakan masyarakat umum, baik perkantoran maupun perorangan

Mempunyai berbagai macam jenis, diantarannya adalah telepon dengan penghubung kabel dan penghubung frekuensi.

                Telepon penghubung frekuensi atau lebih terkenal dengan sebutan telepon genggam (mobile phone). Lebih banyak digunakan sebagai hubungan langsung kepada orangnya.

                Dalam menanggani telepon, sopan santun sangat penting karena itu tata cara yang baik dalam bertelepon sangat diperlukan.

                Seorang sekertaris juga harus memiliki sifat-sifat dan kemampuan tersebut diatas karena ia yang menjawab telepon untuk atasannya, ia wajib member kesan yang baik.

2.       Mesin Fax Ricoh

Tombil-tombol penting pada mesin  mi adalah sebagai berikut:

·         Tombol funotion untuk pengoperasian fungsi-fungsi pada mesin.

·         Tombol Voice request untuk mengadakan hubungan kembali setelah proses pengiriman/penerimaan dokumen selesai tanpa menekan tombol fax pihak lawan.

·         Tombol tel mode apabila menyala, mesin siap menerima dokumen jika tombol start ditekan. Tetapi apabila tombol rel mati, maka secara otomatis mesin siap menerima dokumen tanpa menekan tombol start. (jadi tidak diperlukan operator untuk menekan tombol), untuk proses pengiriman dokumen, tidak menjadi masalah apabila tel mode on atau off.

·         Tombol yes dan no untuk pengoperasian mesin.

·         Tombol stop untuk membutuhkan proses pengiriman dan pengcopyan dokumen.

·         Tombil start untuk proses pengiriman dokumen, setelah kita memutar nomor faks lawan dan mendengar suara burung atau pluit. Tombol ini langsung kita tekan.

·         Tombol stantlard untuk mengirim dokumen yang tulisannya cukup besar misalnya ketikan biasa.

·         Tombol detail untuk mengcopy dan mengirim dokumen yang mempunyai tulisan atau huruf-huruf yang kecil, apabial menggunakan tombol ini, waktu yang digunakan untuk proses pengiriman dokumen hampir 2 kali lipat dibandingkan dengan menggunakan tombol standard.

·         Tombol light untuk mengcopy.

Tombol normal untuk mencopy atau mengirim dokumen yang mempunyai dasar

                Putih bersih.

·         Tombol normal untuk mengcopy atau mengirim dokumen yang mempunyai alas/dasar putih bersih.

·         Tombol dark untuk mengcopy atau mengirim dokumen yang mempunyai alas dasar gelap dan kotor.

·         Tombol online menyala berarti mesin sedang digunakan untuk komunikasi menerima atau mengirim dokumen.

·         Tombol caution menyala berarti ada yang perlu diperhatikan pada mesin, seperti line, clear, original, untuk hal ini cukup menekan tombol stop.

·         Tombol replace roll menyala berarti kertas roll habis atau letak kertas tidak benar.

·         Tombol power menyalah berarti aliran listrik masuk kemesin faks.

Sedangkan, cara pengoperasian mesin fax ini adalah sebagai berikut:

a.       Letakkan dokumen menghadap kebawah.

b.      Letakkan jumlah halaman yang diinginkan.

c.       Tekan tombol yes.

d.      Apabila muncul tulisan department code pada display, tekan no.

e.      Setelah muncul dial keyboard. Putar nomor faks lawan, setelah tersambung dan terdengar suara burung, tekan tombol start.

3.       Mesin brother fax-837 Mc

Bagian-bagian pada mesin brother fax-837 Mc adalah sebagai berikut:

a.       LCD                                        : menunjukan pesan pada layar untuk membantu mengoperasikan

  Mesin faks.

b.      Play/record                        : untuk mendengarkan pesan suara dan mencetak pesan faks yang

  Disimpan dimemori.

c.       Dial pad                                : untuk menekan nomor tujuan yang akan dikirim faks.

d.      Recall – X                             :khusus digunakan di Australia.              

e.      Speaker phone                 : memungkinkan berbicara atau mendengarkan tanpa mengangkat

  Gagang telepon.

f.        Redial                                    : mengulang nomor terakhir yang dituju.

g.       Search                                  : untuk mencari nomor telepon yang sudah disimpan dimemori.

h.      Receive mode                   : untuk memilih bagaiman mesin ini menerima telepon.

i.         Resolution                          : untuk menyesuaikan kejelasan percetakan tulisan.

j.        Stop/Exit                             : untuk memberhentikan faks atau mengkensel.

k.       Pax start                              : untuk memulai operasi.

l.         Copy/reports                     : untuk mencetak atau menduplikasi.

m.    One touch dial keys        : tombol untuk akses langsung kenomor yang sudah disimpan.

n.      Erase                                     : untuk menghapus pesan suara dan pesan faks.

o.      Microphone                       : untuk memungkinkan suara telepon lain mendengarkan.

p.      Digital TAD                          : untuk mengoprasikan center message dan juga akan memberitahu jika

  Ada pesan suara atau teks.

q.      Novidasion keys               : tombol induigasi.